Aún hoy se me cae alguna lagrimilla al recordar la emoción con la que abría de pequeño el buzón de casa esperando encontrar una carta de esa persona tan especial. Años después esa sensación ha ido evolucionando conforme también ha evolucionado el concepto de “correo”.
Cuando me inicié en el mundo laboral y cambié el correo personal por los correos corporativos, esa emoción adolescente se convirtió en una sensación de agobio, de verme superado por una cantidad abrumadora de idas y venidas de información de la que, en muchas ocasiones, yo no era más que un mero espectador.
Una vez superada la etapa inicial de sorpresa, susto, agobio y ganas de cortar el cable de red y meterme en una cueva, decidí que tenía que tomar el control. Una decisión que he seguido tomando desde entonces con la tecnología: no dejar que ella me controle a mí.
El primer paso en cuanto a la gestión de correo que todos debemos tomar es elegir un buen gestor de correo, una interfaz cómoda, intuitiva y que nos permita, de un primer vistazo, hacer una criba de qué es importante y qué es secundario. Existen múltiples opciones, pero mi recomendación, sin duda, son aquellos que permitan ciertos automatismos que nos hagan parte del trabajo de criba informativa. Una interfaz por bandejas o buzones que previamente hayamos establecido y un sistema de alertas selectivas nos va a facilitar el día a día de una manera impagable.
EL MEJOR GESTOR DE CORREO
Personalmente descartaría todo tipo de gestor web para un uso profesional del correo. Gmail, Live o Yahoo tienen demasiada dependencia de la conexión, del navegador, pocas funcionalidades y cierto lag o retardo a la hora de realizar consultas de múltiples mensajes. Perfecto para un uso casual o personal, pero no para la productividad.
Mucho más productivos y completos son los gestores Inky Mail y Seamonkey, centrados en la seguridad y cifrado, un arma de doble filo ya que pueden ser complicados de configurar para ciertos usuarios y con ocasionales errores de compatibilidad y de funcionamiento.
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Pero si tuviera que prescribir un gestor de correo, Mailbird sería una apuesta ganadora. Su interfaz intuitiva y llena de información, su integración con múltiples aplicaciones de comunicación, sus funcionalidades y herramientas, así como estabilidad, hacen de este gestor el preferido de muchos.
Dejo para el final, no por peor sino por infravalorado, el archiconocido Outlook, todo un veterano que con cada actualización coge lo mejor de cada casa y demuestra por qué sigue plantando cara a sus rivales después de tanto tiempo.
5 RECOMENDACIONES PARA LA GESTIÓN EFECTIVA DEL CORREO
- Ten siempre el correo ordenado y clasificado. Esto es vital para tener siempre a mano cualquier información que necesitemos, independientemente de la fecha del correo. Los gestores de correo pueden, además, integrar otras herramientas como calendarios, mensajería instantánea y telefonía IP, vinculaciones con redes sociales… Todo un universo a nuestra disposición que con paciencia y aprendizaje, puede hacer que volvamos a sentir esa emoción adolescente de la que os hablaba al principio.
- Dedica un tiempo a parametrizar el gestor de correo. Los automatismos y la “learn machine”, tan de moda últimamente, no nos serán muy útiles si previamente no le damos unas instrucciones correctas al gestor. Debemos aprender a clasificar, cribar e identificar los distintos correos que nos llegan para poder dar pautas más productivas al gestor. Debemos saber qué tipo de correo nos llega habitualmente, cuáles son los remitentes y cuáles los asuntos. Así podremos asignarles la prioridad justa y el destino más adecuado para tener toda la información siempre a mano.
- Decide tu propio horario de atención y sé consecuente. Una de las primeras decisiones que se toman cuando se gestiona el correo profesional es si limitar su uso al horario laboral o llevarnos el correo a casa o incluso encima en el móvil. Esta es una decisión compleja que depende de muchos factores, siendo el principal nuestra función dentro de la empresa y la necesidad de gestionar a cualquier hora información relativa a nuestro cargo. Para aquellos a los que el correo fuera de horas laborales sea una opción, mi recomendación es que no se precipiten ya que no van a hacerse ningún favor a sí mismos ni a nadie si no son capaces de gestionar correctamente el correo fuera del trabajo.
- No descartes a priori ningún correo. Para mí todo correo, por banal que sea, puede contener información valiosa en un futuro.
- Y recuerda, estrés no es igual a productividad. Una buena gestión del correo no solo es útil a nivel productivo, sino que es vital para llevar mejor el día a día de nuestro trabajo sin agobios ni sensación de tener que estar constantemente pendientes del buzón de entrada. Al fin y al cabo, es una herramienta a nuestro servicio y no al revés. Los tiempos de los esclavos humanos sirviendo a las máquinas aún no ha llegado, ¿Ok Google?
