La Robotización Automática (parece redundante, y ahora me doy cuenta) de Procesos cada vez está más en las agendas de las grandes y medianas empresas españolas. Parece que se ha convertido en una moda, que creo personalmente que no será pasajera ya que aquellos procesos que se eficiente con RPA provocará que los robots se queden para siempre.
Pero también es cierto que tenemos pocas experiencias previas de las que podamos aprender. Me acuerdo cuando estudié el máster en Esade y analizábamos casos del pasado, algunos de los años 60 o 70, que fueron un éxito o, todo lo contrario, un auténtico fracaso. Pero de todos ellos, aprendías a saber lo que tienes que hacer o lo que nunca debería repetir que ya han hecho todos.
Hace 4 años conocí esta tecnología que, a pesar de ser antigua, parecía haber recobrado la juventud y, por lo tanto, el interés de las empresas por los beneficios que aportan a la hora de hacer los procesos más eficientes. Sinceramente creo que gran parte de este interés renacido se lo debemos a Blueprism que empezó a acuñar el término RPA con el lanzamiento de un software revolucionario. La principal revolución viene de la “democratización” de la tarea de desarrollo de robots, ya que la configuración de robots utilizando este software no requiere de conocimiento técnico en programación. Aunque, para ser justos, tener algunas nociones es de gran ayuda.
Al ver su funcionamiento práctico, quedé enamorado de ella y me fui adentrando de la mano de grandes profesionales que tenían un bagaje previo o con los que íbamos aprendiendo juntos.
Ahora me pongo en el lugar de todas esas personas que quieren empezar a ver las bondades del RPA o que ya están inmersos en un proyecto tras una sesuda decisión. Muchos no sabrán por donde tirar y otros, habrán tenido tantos problemas que tendrán la tentación de tirarlo todo por la borda. Habrá otros que, después de haber hecho una pequeña prueba, tienen ganas de más.
Siempre que estás ante algo que te genera cierto grado de incertidumbre es bueno tener alguien al lado que haya pasado antes por lo mismo, o al menos algo parecido.
Es cierto que esto es complicado y que, en España, todavía sigue existiendo el pensamiento “rancio” de que si no comparto, tengo una ventaja competitiva frente a los demás. Pero yo estoy convencido de todo lo contrario, y de que compartiendo tus experiencias provocas que los demás también lo hagan y así es como una comunidad aprende y evoluciona. Por eso creí que sería interesante compartir con vosotros los principales aprendizajes que he ido acumulando durante estos años y he querido empezar por el principal problema que me he encontrado:
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¿Con qué proyecto empiezo en RPA?
La inmensa mayoría de los proyectos con los que he comenzado han sido pequeños y muy acotados en alcance. Es una buena forma de empezar, no lo dudo. Los llamados “quick wins” siempre son buenos para convencer a una organización. El problema es que no hay un enfoque previo, una estrategia.
4 errores comunes
- El retorno que se obtiene hace complicado el business case, con la inversión que realmente se requiere (licenciamiento e infraestructura).
- Quedarse en el “quick win”. Transcurre un tiempo hasta que se vuelve a acometer la automatización de otro proceso, por lo que es complicado mantener el equipo de desarrolladores que ya conoce los aplicativos y entornos. De alguna manera, perdemos un camino ya andado.
- Infraestructura provisional. No se analizan las connotaciones de sistemas que tiene este tipo de proyecto y se desarrolla los robots en una infraestructura que no será la definitiva.
- Minimizar la inversión en software. Existe un riesgo alto de tener que utilizar un software “barato” porque, sin estrategia, es imposible plantear una estrategia con los costes de licenciamiento de los softwares RPA del cuadrante mágico de Gartner. Desde mi experiencia, solo se deberían utilizar licencias de pruebas para demostraciones o pruebas de concepto.
Desde mi punto de vista, la solución a todo esto es bien sencilla. Aunque parezca mentira, piensa en grande y actúa en pequeño, aunque sea solo al principio. Pero antes de actuar, siempre, tienes que tenerlo pensado. Tener un plan.
